En tant que dirigeant de TPE/PME ou de start-up, vous souhaitez probablement connaître les chiffres de votre activité de manière régulière, précise et détaillée sans recruter de comptable et en restant dans votre budget.

Si c'est le cas, nous avons préparé cet article pour vous expliquer comment le faire rapidement et automatiquement en utilisant Qonto. Nous donnons également accès à notre modèle de suivi Excel.

Chez we adviz, pour suivre notre activité et nous projeter sur les prochains mois, nous utilisons les outils intégrés suivants :

Qonto (banque principale en ligne)
Dougs (expert-comptable en ligne)
Excel (suivi de trésorerie et budget)

COMMENT UTILISER QONTO POUR GÉrer facilement sont budget ?

Gestion de la catégorisation

Bien comprendre son activité et prendre des décisions éclairées nécessite de maîtriser efficacement la catégorisation de ses opérations (ventes et achats).

Il est possible de catégoriser à la main ses opérations bancaires et comptables mais cela devient vite chronophage lorsque l'activité se développe.

Ainsi, pour gagner du temps, nous recommandons de :

mettre en place une arborescence de catégories rapidement après le lancement de votre boîte
et d'optimiser la classification/catégorisation des opérations quotidienne

Il est conseillé de créer des catégories de 1er niveau - pour suivre les grandes lignes de son activité - et des sous-catégories relatives à ces premières, si nécessaire.

Chez we adviz nous effectuons la catégorisation directement depuis l'interface Qonto.

Utilisation de Qonto

Pour nous, Qonto est idéal pour gérer/catégoriser nos flux bancaires et faire notre pré-comptabilité.

Nous avons rapidement fait de Qonto notre compte bancaire principal.
La première année, nous avions pris l'offre Pack Créateur pour créer notre société et aujourd'hui nous utilisons l'offre Essential.

Les fonctionnalités de Qonto qui nous sont utiles sont :

CB pour les membres des équipes

chaque salarié est autonome sur ses dépenses grâce à des règles d'utilisation prédéfinies
le salarié n'a pas besoin d'avancer les frais
les justificatifs sont archivés dans l'interface Qonto (fini les justificatifs papiers)
visibilité en temps réel des dépenses pour le dirigeant (plus besoin d'attendre la réception de la NDF)

Virements sortants

les salariés envoient une demande de validation de paiement à leur manager sur Qonto
planification très simple des paiements à échéance des factures
catégorisation automatisée des virements grâce à la base de données fournisseurs Qonto (nécessite la configuration de catégories et/ou de labels par bénéficiaire)

Labels
Arborescence personnalisable pour un suivi plus fin et adapté des catégories définies en amont. Possibilité de configurer jusqu'à 10 catégories de label (niveau 1) puis autant de labels que nécessaire (niveau 2 et 3) tels que :

recettes (niveau 1)
client 1 (niveau 2)
client 2
client 3
coûts (niveau 1)
coûts variables (niveau 2)
G&A (niveau 2)
consultants (niveau 2)
avocats (niveau 3)
finance (niveau 3)
marketing & sales
salaires
salariés (niveau 3)
stagiaires/alternants
cotisations
IT
loyer
trésorerie (niveau 1)
fiscal (niveau 1)

Il est également possible d'utiliser les catégories standards directement proposées par Qonto.

Catégorisation optimisée

automatisée pour les virements émis
faite par les équipes pour les paiements CB et les demandes de paiement
manuelle pour les encaissements et les prélèvements

Export personnalisé des transactions bancaires
Cela permet de configurer un export compatible avec un suivi Excel automatisé ou avec son logiciel comptable.

Synchronisation Dougs

Dougs est notre expert-comptable en ligne
Grâce à l'intégration entre Dougs et Qonto, les flux et les justificatifs sont automatiquement mis à jour
Dougs pré-rempli les déclarations fiscales et administratives à faire pendant l'année (TVA, IS, etc…) et réalise la révision annuelle des comptes

Suivi Excel de trésorerie + budget

Lorsque :
1. l'arborescence des catégories a été conçue,
2. et que vous avez pris l'habitude de tagger systématiquement chaque transaction bancaire sur Qonto,
3. il est possible d'aller un peu plus loin dans le suivi de vos chiffres.

Grâce à l'exploitation des données bancaires catégorisées vous pourrez combiner suivi de trésorerie et suivi budgétaire en un seul tableau synthétique. Comme nous le faisons chez we adviz :

suivi mensuel du cash - l'export Qonto des flux bancaires catégorisés nous permet d'avoir une vue sur l'activité réelle des mois passés
budget - ces données réelles nous servent de base pour prévoir les recettes et les dépenses des mois suivants
l'idée étant d'avoir un atterrissage de fin d'année - actualisé tous les mois avec les données réelles et prévisionnelles

Vous retrouverez ici un modèle de notre suivi (avec des données fictives) pour vous donner un aperçu de son fonctionnement et pour que vous puissiez vous même l'utiliser pour votre entreprise :)
Modèle de Suivi Financier 2024 - We Adviz

Si vous avez des questions ou cherchez des recommandations, n'hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous répondre !
Chez We Adviz, nous sommes là pour vous aider à mieux gérer : prévisions de cash, optimisation de process, reporting, automatisation, aide à la création de l'arborescence, calcul d'IS et de TVA, etc.

Text author: Etienne R-R. - Associé

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